Presupuestos

Paso previo opcional para la creación de pedidos.

El sistema permite crear un Presupuesto de varios Proveedores para comparar cotizaciones y ayudar a la selección de la mejor alternativa de compra.

Crear Presupuesto

Para crear un presupuesto se debe estar operando para la Empresa que hizo realizará la compra y hacer clic en el botón Agregar Presupuesto. Al hacer clic en este botón se abrirá la siguiente pantalla de precarga:

Los datos de la cabecera del presupuesto son los siguientes:

• Descripción: información general del Presupuesto

• Fecha: Fecha del Presupuesto

• Divisa / Cotización: Si se carga en Pesos Argentinos la cotización queda en 1, y si se carga en dólares se debe indicar el tipo de cambio (a efectos fiscales/estadísticos)

• Responsable: por defecto, el sistema muestra al usuario que está cargando el presupuesto, pero puede asignarse un tercero

• Observaciones

*Estos datos pueden actualizarse más adelante.

A continuación, se debe cargar el detalle del presupuesto con todos los artículos a cotizar y sus respectivos proveedores.

Los datos de cada renglón del detalle son los siguientes:

• Artículo: se busca en la lista de Artículos del sistema

• Cantidad: cantidad de unidades que se quieren cotizar

• Marca: opcional

• Cant/Metros x Unidad: en caso de que cada unidad del artículo esté compuesto por varias unidades o metros, se debe indicar la cantidad unitaria (Ej: 1 bobina de cable de 300mts, 1 bolsa de 10 conectores, etc)

• Precio Unitario: precio por unidad cargada (Ej: si se compran 10 bobinas de cable UTP de 300mts, se carga el precio unitario de cada bobina, no de cada metro)

• Proveedor: se debe seleccionar de la lista de Proveedores del sistema

*Toda la información se va cargando en una tabla temporal hasta que se confirmen los cambios. Es recomendable guardar una vez creada la cabecera.

Para generar un Número de Presupuesto se debe hacer clic en el botón Confirmar. Esto guardará los datos cargados hasta el momento y generará un pedido en estado Abierto, y todos los renglones del detalle se guardarán en la base de datos.

Un presupuesto puede tener los siguientes estados:

• Precarga: estado inicial. El presupuesto y su detalle se está cargando en la tabla temporal pero no se han guardado los cambios. En caso de cerrar el sistema, se perderán los datos.

• Abierto: se confirmó el presupuesto, y se generó un número de presupuesto. Los datos se encuentran guardados en la base de datos pero aún pueden editarse y seguir con la carga de artículos. En este estado se deben ir cargando las cotizaciones devueltas.

• Cerrado: el presupuesto está cerrado y los proveedores ya devolvieron todas las cotizaciones. En este estado ya se puede imprimir el Reporte de Comparativa de Cotizaciones y cargar cuántos artículos se le compra a cada uno.

• Pedidos Creados: se crearon pedidos a partir de los artículos confirmados del presupuesto.

Editar Detalle del Presupuesto

Si el presupuesto está Abierto, aún se pueden editar los artículos del detalle. Para eliminar un renglón se debe hacer clic en el botón Eliminar (icono papelera). Para editar un dato del renglón se debe hacer clic en el botón Editar y se abrirá la siguiente ventana:

Cerrar Presupuesto

Una vez que están cargadas todas las cotizaciones, se debe hacer clic en el botón Cerrar. En este estado se puede imprimir el reporte de Comparativa de Presupuestos. En el reporte se puede ver agrupado por tipo de Articulo, las cotizaciones de los proveedores para ayudar a la toma de decisiones.

Cargar Artículos Confirmados

Esta operación carga la cantidad de artículos que se le comprarán a cada proveedor para la posterior generación de los pedidos.

Se debe cargar en el campo Confirmados la cantidad de artículos que se le comprará al proveedor y hacer clic en el botón Guardar.

Crear Pedidos

Una vez que estén cargados todos los artículos a comprar a cada proveedor, se debe hacer clic en el botón Crear Pedidos para que se cree un pedido por cada proveedor. Una vez finalizado el proceso, el Presupuesto quedará en estado Pedidos Creados, y se podrán consultar los pedidos creados desde el módulo de Pedidos. Todos los pedidos se generan en estado Borrador para poder revisar/editar antes de confirmarlos.